PRIVACYVERKLARING – GGZ Ecademy

Versie 3.4 – 18 december 2023

1  GGZ Ecademy

Wij zijn GGZ Ecademy Coöperatie U.A., een Nederlandse vereniging die handelt onder de naam ‘GGZ Ecademy’.

Wij zijn actief in de Europese Economische Ruimte (EER) en wij bewaren onze gegevens op servers in de EER, tenzij we in deze privacyverklaring anders aangegeven.

2  Algemeen

In deze privacyverklaring vatten wij samen welke gegevens wij van u verwerken en hoe wij daarmee omgaan.

Wij kunnen bepalingen van deze privacyverklaring wijzigen. Als wij dat doen, dan doen wij ons best u hierover te informeren. Toch raden wij u aan om periodiek zelf te controleren of de privacyverklaring is gewijzigd.

3  Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Als u gebruik maakt van ons leerplatform of onze websites (Leerplatform: portaal.ggzecademy.nl
websites: www.ggzecademy.nl, mijn.ggzecademy.nl en leerplein.ggzecademy.nl) bezoekt, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken. Hieronder leggen wij per rol uit welke persoonsgegevens wij van u kunnen verzamelen, waarom wij ze verwerken en hoe lang we ze bewaren.

3.1  U bent een gebruiker van ons leerplatform

Belangrijk: lees de volgende drie alinea’s goed door indien u gebruik maakt van ons leerplatform via uw werkgever, school of organisatie.

Wij zijn een op zichzelf staande vereniging en dus geen onderdeel van uw werkgever, school of organisatie. Wel is het mogelijk dat uw werkgever, school of organisatie lid is van onze vereniging.

Indien u via uw werkgever, school of organisatie bij ons terecht komt, dan is uw werkgever, school of organisatie verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die verwerkt worden in de sub-omgeving of de eigen leeromgeving van uw werkgever, school of organisatie. U kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan leerresultaten die u in de leeromgevingen van uw werkgever, school of organisatie hebt behaald. Onder leerresultaten verstaan we: ‘alle data die over/van/door de betrokkene wordt bewaard n.a.v. het gebruiken van een leerproduct of die anderszins tijdens het leren in het CLP wordt vastgelegd. Dus o.a. welk leerproduct is gestart en/of afgerond, wanneer dat is gebeurd, de voortgang, resultaat van toetsen, antwoorden op toetsvragen, inleveropdrachten, feedback, chats, enzovoorts.
Voor alle overige gegevens, zoals hieronder omschreven, zijn wij verantwoordelijk.

Als uw relatie met uw werkgever, school of organisatie eindigt, dan zullen de leerresultaten die u hebt behaald in de leeromgeving van uw werkgever of school op termijn verwijderd worden. Wilt u de leerresultaten bewaren, dan dient u ze tijdig over te zetten naar uw opleidingsportfolio.

Hieronder geven wij weer voor welke persoonsgegevens wij verantwoordelijk zijn.

  1. Om u ons leerplatform te kunnen aanbieden, verwerken wij de hieronder genoemde persoonsgegevens tot 4 jaar nadat u het leerplatform voor het laatst heeft gebruikt. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is het uitvoeren van het contract dat we zijn aangegaan toen u bij het aanmaken van uw account akkoord bent gegaan met onze gebruiksvoorwaarden.
    • Naam
    • E-mailadres
    • Telefoonnummer
    • Uw werkgever / school / organisatie
    • Uw functie
    • Geboortedatum
    • Leerresultaten
    • Wachtwoord (versleuteld)
    • Uw rol in het systeem (cursist, lid redactieraad etc.)
    • Uw motivatie om toegang te krijgen tot specifieke omgevingen
    • Verschafte informatie in de daarvoor bestemde open velden

     

    Wij gebruiken deze gegevens zodat u kunt inloggen op uw account, zodat we weten tot welke sub-omgevingen en leeromgevingen u toegang moet krijgen, om contact met u op te nemen over het leerplatform en uw account en om op uw vragen en verzoeken te kunnen reageren.

    Indien uw account is aangemaakt door uw werkgever, school of organisatie, dan kan het zijn dat wij bovenstaande gegevens van uw werkgever, school of organisatie hebben ontvangen.

    Indien u contact opneemt met onze supportafdeling, dan slaan wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, werkgever en de door u verschafte informatie op in ons supportsysteem van Freshdesk. Deze gegevens worden opgeslagen in de Verenigde Staten. Wij zorgen dat we niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk, dat Freshdesk uw gegevens niet voor eigen doeleinden verwerkt en dat ze contractueel gebonden zijn aan standaardbepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.

  2. Uw werkgever, school of organisatie kan aan GGZ Ecademy verzoeken Single-sign-on, te gebruiken zodat mensen die ingelogd zijn op het bedrijfsnetwerk niet ook nog op het leerplatform van GGZ Ecademy hoeven in te loggen. Als dit voor u geldt, dan verwerken we
    • SSO-id
    • voornaam
    • achternaam
    • (werk) e-mailadres

     

  3. Op het leerplatform bieden wij enkele functionaliteiten die u vrijwillig kunt gebruiken. Hieronder lichten wij per functionaliteit toe welke gegevens wij verwerken. Wij bewaren de gegevens tot maximaal 4 jaar nadat u ons leerplatform voor het laatst heeft gebruikt.
    Wilt u dat wij uw accreditatiepunten doorgeven aan de accreditatieinstelling? Dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens en geven wij die gegevens voor het verwerken van uw accreditatiepunten door aan PE-online, om op die manier de (her)registratiedoelen van de Wet BIG en/of andere kwaliteitsregisters te faciliteren en daarmee de bekwaamheid van hulpverleners transparant en toetsbaar te maken. Met het invullen van onderstaande gegevens, geeft u hiervoor toestemming:

    • Naam
    • E-mailadres
    • Uw werkgever / school / organisatie
    • Uw functie
    • Geboortedatum
    • Uw beroeps- of kwaliteitsregister
    • Uw BIG- of registratienummer

     

    Wilt u gebruik maken van het opleidingsportfolio, dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens voor zover u die invult in de daartoe bestemde velden:

    • Naam
    • Opleidingen
    • Verschafte informatie in de daarvoor bestemde open velden

     

    Wilt u gebruik maken van social learning, dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens voor zover u die invult in de daartoe bestemde velden:

    • Adres
    • Twitter profiellink
    • Skypenaam
    • LinkedIn profiellink
    • Facebook profiellink
    • Taal
    • Biografie
    • Foto
    • Opgegeven tags

     

  4. Om ons leerplatform te beveiligen, verwerken wij de hieronder genoemde persoonsgegevens tot 6 maanden na het verzamelen daarvan. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is ons gerechtvaardigd belang om het leerplatform adequaat te kunnen beveiligen.
    • User, browser en/of sessie-ID
    • IP-adres
    • Device-ID
    • Tijd, datum en plaats van inloggen
    • Gegevens over uw browser en apparaat

     

  5. Als u zich voor onze nieuwsbrief aanmeldt, dan sturen wij u relevante informatie en nieuwsbrieven over onze diensten totdat u zich voor die nieuwsbrieven uitschrijft. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is de toestemming die u geeft door zich voor onze nieuwsbrief in te schrijven. Hiervoor verwerken wij (m.b.v. een nieuwsbrief-applicatie/-aanbieder) de volgende persoonsgegevens:
    • Naam
    • E-mailadres
    • Uw organisatie
    • Uw functie
    • Welk soort nieuwsbrieven u wenst te ontvangen

     

    U kunt uzelf afmelden voor deze nieuwsbrieven, door de afmeldinginstructies te volgen die bij elke nieuwsbrief zijn opgenomen. Als u zich afmeldt voor de nieuwsbrief, dan heeft dit geen gevolg voor onze mogelijkheid om u e-mails te sturen over belangrijke zaken en uw account.

  6. Als u tijdens of na het doorlopen van een leerproduct het evaluatieformulier invult, dan verwerken wij de hieronder genoemde persoonsgegevens tot 2 jaar nadat de evaluatie is voltooid. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken (al dan niet via een monitorbureau en/of -applicatie) is ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening te kunnen verbeteren. Uw belangen zijn gewaarborgd doordat de gegevensverwerking minimaal is en het invullen van evaluatieformulieren vrijwillig is.
    • Uw werkgever / school / organisatie
    • Het door u gevolgde leertraject
    • Door u verschafte informatie op het evaluatieformulier (let op: vermeld hier nooit medische of andere gevoelige informatie over ras, levensovertuiging etc. van uzelf of anderen)

     

  7. In het datawarehouse (DWH) verzamelen we data uit verschillende bronnen. Data over leerproducten bijvoorbeeld. Maar we verzamelen ook leerresultaten; wie heeft welk leerproduct wanneer gestart e.d. ‘Wie’ is in dit geval geen naam maar een uniek ID. Dit kan een persoonsgegeven zijn in de zin van de AVG. Dit vanwege het volgende. In het DWH is geen informatie aanwezig om dit ID te herleiden naar een persoon. Alleen met toegang tot het CLP kun je deze data eventueel herleiden. Alleen collega’s van GGZ Ecademy met administratorrechten hebben toegang tot het CLP. Zij kunnen het ID eventueel herleiden naar personen, vandaar dat dit ID in deze privacyverklaring genoemd wordt.

3.2  U bent een bezoeker van een van onze websites

3.2.1 www.ggzecademy.nl en mijn.ggzecademy.nl

  1. Om ervoor te zorgen dat u gebruik kan maken van onze website, verwerken wij de hieronder genoemde persoonsgegevens gedurende uw bezoek aan onze website. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is ons gerechtvaardigd belang om u de website werkzaam te kunnen tonen.
    • User, browser en/of sessie-ID
    • IP-adres

     

  2. Om onze websites te beveiligen, verwerken wij de hieronder genoemde persoonsgegevens tot 6 maanden na het verzamelen daarvan. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is ons gerechtvaardigd belang om het leerplatform adequaat te kunnen beveiligen.
    • User, browser en/of sessie-ID
    • IP-adres
    • Device-ID
    • Tijd, datum en plaats van inloggen
    • Gegevens over uw browser en apparaat

     

  3. Om onze websites te verbeteren, verwerken wij de hieronder genoemde persoonsgegevens tot 2 jaar na het verzamelen daarvan. We maken hierbij gebruik van een cookie-tool ‘Cookiebot’. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is ons gerechtvaardigd belang om onze websites te kunnen laten functioneren en verbeteren. Uw belangen zijn gewaarborgd doordat de gegevensverwerking beperkt is.
  4. Met uw toestemming kunnen ook niet-noodzakelijke cookies geplaatst worden. Uw persoonsgegevens kunnen dan gedeeld worden met o.a. Google Analytics. Google Analytics kan  gegevens buiten de EER opslaan, maar stelt in beginsel zoveel mogelijk te blijven voldoen aan Europese privacywetgeving.
    In onze cookieverklaring kunt u meer lezen over de soorten cookies die zij en wij gebruiken, de bewaartermijnen van de verzamelde gegevens, uw recht om uw toestemmingen te wijzigen etc. Ga hiervoor naar: ggzecademy.nl/cookieverklaring/
    De Persoonsgegevens die in dit kader verwerkt kunnen worden, zijn:

    • User, browser en/of sessie-ID
    • IP-adres
    • Gegevens over uw browser en apparaat
    • De duur van uw websitebezoek en hoe u onze websites gebruikt
    • De datum en het tijdstip van uw bezoek aan onze website
    • Uw zoekopdrachten op onze websites
    • Hoe u onze websites gevonden heeft
    • Metadata over op onze website gekeken video’s (zoals welke video’s u gekeken heeft, hoeveel u van de video gezien heeft, hoe vaak u video’s gekeken heeft en hoe u bij de video terecht bent gekomen)

     

  5. Als u uzelf op onze website aanmeldt voor een nieuwsbrief, dan verwerken wij (m.b.v. een nieuwsbriefapplicatie/-aanbieder) de hieronder genoemde gegevens totdat u zich voor de nieuwsbrief uitschrijft. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is toestemming, omdat u zich vrijwillig aanmeldt voor de nieuwsbrief.
    • Naam
    • E-mailadres
    • Uw organisatie
    • Uw functie
    • Welk soort nieuwsbrieven u wenst te ontvangen

     

    U kunt uzelf afmelden voor deze nieuwsbrieven, door de afmeldinginstructies te volgen die bij elke nieuwsbrief zijn opgenomen. Als u zich afmeldt voor de nieuwsbrief, dan heeft dit geen gevolg voor onze mogelijkheid om u e-mails te sturen over belangrijke zaken en uw account.

  6. Als u ons een vraag stelt of een verzoek doet, dan verwerken wij de hieronder genoemde persoonsgegevens tot 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met u hebben gehad. Wij verwerken uw gegevens om op uw vraag of verzoek te kunnen reageren. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is toestemming, omdat u vrijwillig contact met ons opneemt.
    • Naam
    • E-mailadres
    • Telefoonnummer
    • Uw organisatie
    • Verschafte informatie in de daarvoor bestemde open velden

     

    Als u contact met ons opneemt, slaan wij bovenstaande persoonsgegevens op in ons supportsysteem, Freshdesk. Deze partij slaat uw gegevens op in de Verenigde Staten. Wij zorgen dat zij niet meer gegevens krijgen dan absoluut noodzakelijk, dat zij uw gegevens niet voor eigen doeleinden verwerken en dat ze contractueel zijn gebonden aan standaardbepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.

  7. Wij plaatsen tracking- en advertentiecookies indien u onze website bezoekt en ons daarvoor toestemming geeft in de cookiemelding. De cookies verwerken onderstaande informatie tot 2 jaar na het verzamelen van de gegevens.
    • User, browser en/of sessie-ID
    • IP-adres
    • Gegevens over uw browser en apparaat
    • De datum en het tijdstip van uw bezoek aan onze website

     

    De tracking cookies worden geplaatst door Facebook. Facebook kan de gegevens buiten de EER opslaan, maar garandeert zich aan Europese privacywetgeving te houden.

3.2.2 leerplein.ggzecademy.nl

GGZ Ecademy Leerplein is een webapplicatie waarop leden van GGZ Ecademy hun aanbod van leerproducten/trainingen kunnen (laten) plaatsen. Het is een openbare website waarop iedereen het aanbod kan bekijken, informatie kan aanvragen en/of zich kan aanmelden voor een leerproduct/training en/of een leerproduct/training kan raadplegen. De applicatie wordt gehost door Enflow. Zie nader: (enflow.nl/gdpr)

  1. Om ervoor te zorgen dat u gebruik kan maken van onze website, verwerken wij de hieronder genoemde persoonsgegevens gedurende uw bezoek aan onze website. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is ons gerechtvaardigd belang om u de website werkzaam te kunnen tonen.
    • IP-adres
    • Tijd, datum en plaats van bezoek
    • User agent (gegevens over uw browser en apparaat)

     

  2. Om onze websites te beveiligen, verwerken wij de hieronder genoemde persoonsgegevens tot 12 maanden na het verzamelen daarvan. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is ons gerechtvaardigd belang om het leerplatform adequaat te kunnen beveiligen.
    • IP-adres
    • Tijd, datum en plaats van bezoek
    • User agent (gegevens over uw browser en apparaat)

     

  3. Om onze websites te verbeteren, zetten we functionele cookies in. We verwerken daarbij de hieronder genoemde persoonsgegevens tot 2 jaar na het verzamelen daarvan. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is ons gerechtvaardigd belang om onze websites te kunnen laten functioneren en verbeteren. Uw belangen zijn gewaarborgd doordat de gegevensverwerking beperkt is. We maken geen gebruik van analytische of (andere tracking)cookies.
    De volgende functionele cookies worden gebruikt:

    • Tower_session (om ingelogd-gebruik te meten)
    • XSRF-TOKEN (voor de beveiliging van formulieren)
    • Op deze website wordt geen Google Analytics gebruikt maar het privacy-first alternatief Fathom analytics. Meer informatie hierover op de website van Fathom.

    In onze cookieverklaring kunt u meer lezen over de soorten cookies die wij gebruiken, de bewaartermijnen van de verzamelde gegevens en dergelijke. Ga hiervoor naar: onze website.

  4. Als u informatie opvraagt over een training vult u de volgende gegevens in op het betreffende aanvraagformulier:
    • Naam
    • Functie
    • E-mailadres
    • Telefoonnummer
    • Organisatie
    • Vraag/aanmeldverzoek

    De ingevulde gegevens worden gemaild naar het e-mailadres van de aanbieder van het leerproduct/de training en de gegevens worden daarnaast opgeslagen in de database van Enflow. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is toestemming, omdat u voor verzending hieromtrent een keuze krijgt en bij verzending ermee instemt. De opgeslagen data in de database wordt na 2 jaar verwijderd.

  5. Bij sommige trainingen/leerproducten staat een link naar een aanmeldformulier van dat leerproduct, dit formulier staat niet op leerplein.ggzecademy.nl maar op een andere site, vaak die van de organisatie die het leerproduct aanbiedt, dus een lid van GGZ Ecademy. De gegevens die hier worden ingevuld worden niet door GGZ Ecademy verwerkt.
  6. Bent u contactpersoon van een lidinstelling van GGZ Ecademy en wilt u een training/leerproduct aandragen voor vermelding op de website. Naast diverse vragen over de betreffende training worden de volgende persoonsgegevens op het formulier gevraagd:
    • Contactgegevens van de contactpersoon die geïnteresseerden/deelnemers kunnen benaderen bij vragen:
      • Naam
      • E-mail
      • Telefoonnummer

     

    De ingevulde informatie wordt gemaild naar een e-mailadres binnen GGZ Ecademy en wordt opgeslagen in de database van Enflow. De opgeslagen data in de database wordt na 2 jaar verwijderd.
    Deze contactgegevens worden op de website gepubliceerd, elke bezoeker van de website kan deze gegevens zien, zolang het betreffende leerproduct of training op de site staat vermeld.
    Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is toestemming, omdat u voor verzending een keuze krijgt en bij verzending ermee instemt.

  7. Bent u een bezoeker van de website en vult u het contactformulier in dan verwerken wij onderstaande persoonsgegevens van u, die wij opslaan in de database van Enflow. De opgeslagen data in de database wordt na 2 jaar verwijderd:
    • Naam
    • E-mailadres
    • Bericht

     

3.3  U bent een contactpersoon bij een van onze leden of leveranciers of samenwerkingspartners

  1. Indien u wilt deelnemen aan de redactieraad voor het ontwikkelen en beheren van leerproducten, verwerken wij de hieronder genoemde persoonsgegevens. De bewaartermijn van uw CV en motivatiebrief is 2 jaar. De overige persoonsgegevens zijn nodig bij de (her)accreditatie van een leerproduct. Heraccreditatie vindt meestal elke 2 jaar plaats. Zolang het leerproduct in het aanbod van GGZ Ecademy zit, blijven deze gegevens bewaard. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is het uitvoeren van de overeenkomst die wij met u en de lidinstellingen sluiten.
    • Naam
    • E-mailadres
    • Telefoonnummer
    • Uw werkgever
    • Uw functie
    • Uw academische titel
    • Uw werkervaring
    • Uw opleiding en/of onderwijs
    • Uw registratienummer(s) bij kwaliteitsregisters1
    • Curriculum vitae en motivatiebrief
    • Uw specialisme (optioneel, verwerken wij enkel als u ervoor kiest dit te verschaffen)
    • Verschafte informatie in de daarvoor bestemde open velden

     

  2. Het kan zijn dat gebruik gemaakt wordt van de online samenwerktool van MIRO. Deze sub-verwerker slaat persoonsgegevens o.a. op in de Verenigde Staten. U bent echter niet verplicht om deze tool te gebruiken. Meekijken met een gedeeld scherm van een medewerker van GGZ Ecademy behoort ook tot de mogelijkheden. GGZ Ecademy heeft ingestemd met de DPA (verwerkersovereenkomst) van MIRO. Hieruit blijkt dat MIRO zich bindt aan standaard privacybepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd. Mocht u kiezen voor gebruikmaking van MIRO dan gelden via de privacy policy van MIRO dezelfde waarborgen voor u.
  3. Om u toegang te geven tot ons videoplatform Mediasite van Sonic Foundry, moeten wij een account voor u aanmaken. Wij verwerken daarvoor de hieronder genoemde persoonsgegevens tot 2 jaar nadat het lidmaatschap van het lid eindigt of uw dienstverband bij het lid eindigt. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is het uitvoeren van de (arbeids)overeenkomst die u met het lid (uw werkgever) heeft gesloten.
    • Naam
    • E-mailadres (optioneel, verwerken wij enkel als u ervoor kiest dit te verschaffen met als grondslag uw toestemming)
    • Wachtwoord (versleuteld)
    • Gebruikersnaam
    • Uw rol in het systeem
    • Tijdzone (optioneel, verwerken wij enkel als u ervoor kiest dit te verschaffen met als grondslag uw toestemming)

     Bovenstaande gegevens slaan wij op bij Sonic Foundry (de provider van onze videosoftware). Deze partij slaat regulier wel gegevens op in de Verenigde Staten, maar hebben voor GGZ Ecademy gebruikers de cookies waarmee dit kan plaatshebben uitgeschakeld.

  4. Om u toegang te geven tot ons supportplatform, dat bestaat uit ticketbeheer, fora en een kennisbank, moeten wij een account voor u aanmaken op ons supportplatform. Wij verwerken daarvoor de hieronder genoemde persoonsgegevens tot 2 jaar nadat het lidmaatschap van het lid eindigt of uw dienstverband bij het lid eindigt. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is het uitvoeren van de (arbeids)overeenkomst die u met het lid (uw werkgever) heeft gesloten.
    • Naam
    • E-mailadres
    • Telefoonnummer
    • Uw werkgever / school / organisatie
    • Uw functie
    • Wachtwoord (versleuteld)
    • Verschafte informatie in de daarvoor bestemde open velden

     

    Bovenstaande persoonsgegevens slaan wij op bij Freshdesk, de leverancier van ons supportplatform. Deze partij slaat uw gegevens op in de Verenigde Staten. Wij zorgen dat zij niet meer gegevens krijgen dan absoluut noodzakelijk is, dat zij uw gegevens niet voor eigen doeleinden verwerken.

  5. Als u een beheerder op ons leerplatform bent, auteur bent voor ons cursusmateriaal of lid bent van onze klankbordgroep, sturen wij u (m.b.v. een nieuwsbriefapplicatie/-aanbieder) relevante informatie en nieuwsbrieven die voor uw functie relevant zijn totdat u zich voor die nieuwsbrieven uitschrijft. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is ons gerechtvaardigd belang om u te kunnen informeren over belangrijke zaken. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
    • Naam
    • E-mailadres
    • Uw werkgever
    • Uw functie
    • Welk soort nieuwsbrieven u wenst te ontvangen

     

    U kunt uzelf afmelden voor deze nieuwsbrieven, door de afmeldinginstructies te volgen die bij elke nieuwsbrief zijn opgenomen. Als u zich afmeldt voor de nieuwsbrief, dan heeft dit geen gevolg voor onze mogelijkheid om u e-mails te sturen over belangrijke zaken en uw account.

  6. U kunt ervoor kiezen uw contactinformatie op onze openbare websites te publiceren onder de naam van het lid waarvoor u werkzaam bent. Wilt u van deze optie gebruik maken, dan moet u dat aanvinken in uw account. Wij verwerken daarvoor op basis van uw toestemming de hieronder genoemde gegevens tot het lidmaatschap van het lid eindigt, uw dienstverband bij het lid eindigt of u de optie uit vinkt.
    • Naam
    • E-mailadres
    • Telefoonnummer
    • Uw werkgever
    • Uw functie

     

  7. Omdat uw werkgever haar werknemers of scholieren gebruik laat maken van ons leerplatform, is het belangrijk dat u in contact kunt komen met de gebruikers van het leerplatform. Om dit contact te verzorgen, verwerken wij de hieronder genoemde persoonsgegevens tot 2 jaar nadat het lidmaatschap van het lid eindigt of uw dienstverband bij het lid eindigt. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is het uitvoeren van de (arbeids)overeenkomst die u met het lid (uw werkgever) heeft gesloten.
    • Naam
    • E-mailadres
    • Telefoonnummer
    • Uw werkgever

     

  8. Omdat uw werkgever een lid of leverancier is van onze vereniging, is het belangrijk dat wij met elkaar in contact kunnen komen en onze relatie met het lid of de leverancier kunnen vormgeven. Daarvoor verwerken wij de hieronder genoemde persoonsgegevens tot 6 jaar nadat onze relatie met het lid of de leverancier is beëindigd of uw dienstverband bij het lid of de leverancier eindigt. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is ons gerechtvaardigd belang om de relatie met uw werkgever vorm te geven en te verzorgen.
    • E-mailadres
    • Telefoonnummer
    • Uw werkgever
    • Uw functie
    • Uw rol in het systeem
    • Uw geslacht voor de juiste aanhef (optioneel, verwerken wij enkel als u ervoor kiest dit te verschaffen)
    • Verschafte informatie in de daarvoor bestemde open velden

     

1Onder deze registratienummers valt ook het BIG-nummer. Het unieke persoonsnummer dat het BIGnummer is, is alleen met een grondslag uit de wet BIG te verwerken. Tegelijk is het BIGnummer publiek toegankelijk te raadplegen. Het verwerken van dit persoonsnummer wordt door GGZ Ecademy gedaan om kwaliteitsregisters, redactieleden te laten toetsen op hun bekwaamheid om scholing mede mogelijk te maken. Dat doel staat niet letterlijk in de Wet BIG, maar ondersteunt wel de kwaliteitsvisie van de Wet BIG. Dit publiek beschikbare persoonsgegeven wordt daarom slechts voor dit doel verwerkt.

3.4  U neemt deel aan een van onze trainingen

  1. Indien u deelneemt aan een van onze trainingen, dan verwerken wij de hieronder genoemde persoonsgegevens tot 4 jaar na het afronden van de training. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is het uitvoeren van de overeenkomst die u met uw werkgever heeft gesloten of die u met ons heeft gesloten.
    • Naam
    • E-mailadres
    • Telefoonnummer
    • Uw werkgever
    • Verschafte informatie in de daarvoor bestemde open velden (let op: vermeld hier nooit medische of andere gevoelige informatie over uzelf of anderen)

     

  2. Het kan zijn dat gebruik gemaakt wordt van de online samenwerktool van MIRO. Deze sub-verwerker slaat persoonsgegevens o.a. op in de Verenigde Staten. U bent echter niet verplicht om deze tool te gebruiken. Meekijken met een gedeeld scherm van een medewerker van GGZ Ecademy behoort ook tot de mogelijkheden. GGZ Ecademy heeft ingestemd met de DPA (verwerkersovereenkomst) van MIRO. Hieruit blijkt dat MIRO zich bindt aan standaard privacy bepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd. Mocht u kiezen voor gebruikmaking van MIRO dan gelden via de privacy policy van MIRO dezelfde waarborgen voor u.

3.5  U bezoekt onze evenementen

  1. Indien u deelneemt aan een van onze evenementen, dan verwerken wij de hieronder genoemde persoonsgegevens tot 6 maanden na het plaatsvinden van het evenement om u toegang te kunnen geven tot het evenement. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is het uitvoeren van de overeenkomst op grond waarvan u aan het evenement deelneemt.
    • Naam
    • E-mailadres
    • Uw werkgever

     

  2. Indien u deelneemt aan een van onze evenementen, dan verwerken wij de hieronder genoemde persoonsgegevens tot 24 maand na het plaatsvinden van het evenement om rapportages voor onze leden op te kunnen stellen. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is ons gerechtvaardigd belang om aan onze leden te kunnen rapporteren. We zullen de gegevens zoveel mogelijk anoniem in de rapportages verwerken.
    • Naam
    • E-mailadres
    • Uw werkgever
  3. Op onze evenementen kunnen foto’s worden gemaakt. Deze foto’s plaatsen wij in nieuwsberichten en op het internet om sfeerimpressies van onze evenementen te kunnen weergeven. Heeft u bezwaar tegen het plaatsen van de foto’s, dan verzoeken wij u dat ons tijdig te laten weten zodat wij de foto’s waarin u voorkomt niet plaatsen of u voorafgaand aan het plaatsen van de foto’s onherkenbaar kunnen maken.
  4. Op onze evenementen kunnen video-opnames worden gemaakt, zodat mensen het evenement op een livestream kunnen volgen of naderhand nogmaals kunnen terugkijken. We filmen doorgaans enkel de spreker vanaf de voorkant. De bezoekers worden in beginsel slechts vanaf de achterkant gefilmd. Bedenkt u zich dat u onverhoopt toch herkenbaar in de video-opnames kunt voorkomen.
    Aan de spreker vragen wij op voorhand toestemming. Beelden van eventuele bezoekers verwerken wij op grond van ons gerechtvaardigd belang om de beelden in te kunnen zetten om het bereik van het evenement te vergroten en ter ondersteuning van het leerproces. De privacy inbreuk is voor de bezoeker gering, omdat we het filmen van bezoekers zoveel mogelijk beperken tot het in beeld brengen van enkel de achterkant van de bezoeker. Heeft u bezwaar tegen de video-opname, dan verzoeken wij u dat ons tijdig te laten weten zodat wij extra maatregelen kunnen treffen om u uit beeld te houden.
    Wij slaan de video-opnames op bij een provider van videosoftware, Sonic Foundry. Deze partij slaat uw gegevens op in de Verenigde Staten. Wij zorgen dat zij niet meer gegevens krijgen dan absoluut noodzakelijk is, dat ze uw gegevens niet voor eigen doeleinden verwerken en dat ze contractueel zijn gebonden aan bepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.

3.6  U solliciteert bij ons

  1. Indien u bij ons solliciteert, dan verwerken wij de hieronder genoemde persoonsgegevens tot 4 weken na het afronden van de sollicitatie of tot 1 jaar indien u daarom verzoekt. Onze grondslag om de gegevens te mogen verwerken is ons gerechtvaardigd belang om uw sollicitatie af te wikkelen.
    • Naam
    • Adres
    • E-mailadres
    • Telefoonnummer
    • Uw werkgever
    • Uw functie
    • Curriculum vitae en motivatiebrief
    • Gegevens over uw beschikbaarheid en inzetbaarheid voor werk
    • Verschafte informatie in de daarvoor bestemde open velden en informatie die u tijdens een sollicitatiegesprek aan ons verschaft

     

3.7  Indien u werkt bij een partij met wie wij een zakelijke relatie beogen aan te gaan

  1. Wij benaderen interessante partijen, zoals potentiële leden, leveranciers of samenwerkingspartners, met als doel een zakelijke relatie met ze aan te gaan. Als u als contactpersoon van zo een partij optreedt, verwerken wij de hieronder genoemde persoonsgegevens van u tot 4 jaar nadat wij voor het laatst contact met u hebben gehad. Wij zullen de gegevens enkel verwerken indien u ons daarvoor toestemming heeft gegeven. Als u een van onze medewerkers een visitekaartje geeft of u verstrekt ons uw gegevens via e-mail of mondeling, nemen wij aan dat u toestemming geeft dat de verstrekte gegevens worden verwerkt.
    • Naam
    • Adres
    • E-mailadres
    • Telefoonnummer
    • Uw werkgever
    • Uw functie
    • Notities over afspraken en kansen

     

4.  Delen van uw persoonsgegevens

4.1  Verwerkers die wij inschakelen

Wij kunnen anderen vragen om te helpen bij het leveren van het leerplatform de websites of andere vormen van contactonderhouden of informatieverschaffing. Dit worden in deze verklaring ook leveranciers en/of samenwerkingspartners genoemd. Deze ‘verwerkers’ kunnen hierdoor uw persoonsgegevens namens ons verwerken. Wij spreken met deze verwerkers af dat zij uw persoonsgegevens alleen mogen gebruiken om onze dienstverlening mogelijk te maken.

Wij maken gebruik van de volgende soorten verwerkers:

  • partijen die onze diensten en websites hosten, gegevens opslaan en onze servers en databanken beheren en onderhouden;
  • ontwikkelaars en leveranciers van leerplatformen en vragenlijsten;
  • onderzoeksbureaus en analytische softwareleveranciers om onze dienstverlening te verbeteren;
  • ticketbeheerders voor ondersteuning van leden en gebruikers van het leerplatform;
  • beheerders van evaluatie- en accreditatieformulieren;
  • marketingbureaus;
  • aanbieders van relatiebeheersoftware, en;
  • beheerders van video’s en opslag daarvan.
  • Aanbieders van (digitale) vergaderfacilitering

 

4.2  Uw gegevens delen met derden

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden indien dit:

  1. in deze privacyverklaring staat omschreven en we daarvoor een geldige grondslag hebben;
  2. redelijkerwijs noodzakelijk of passend is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  3. nodig is om te voldoen aan wettelijke verzoeken van autoriteiten;
  4. nodig is om op eventuele aanspraken te reageren;
  5. nodig is om de rechten, eigendom of veiligheid van ons, onze gebruikers, onze medewerkers of het publiek te beschermen;
  6. nodig is om onszelf of onze gebruikers te beschermen tegen frauduleus, beledigend, ongepast of onwettig gebruik van onze diensten.

 

Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte stellen indien een overheidsinstantie een verzoek doet dat betrekking heeft op uw persoonsgegevens, tenzij wij dit niet mogen op grond van de wet.

Onze websites kunnen verder links bevatten naar websites van anderen. Als u uw persoonsgegevens verstrekt op deze pagina’s van derden, dan is het privacybeleid van deze derde partij van toepassing. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van het privacybeleid van deze partijen en de manier waarop deze partijen omgaan met uw persoonsgegevens. Wij raden u aan om hun privacybeleid te bestuderen voordat u persoonsgegevens aan ze verstrekt.

5.  Bescherming van uw persoonsgegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Wij hebben in ieder geval de volgende maatregelen genomen:

  • We hebben onze servers fysiek en digitaal beveiligd, zodat mensen niet zonder onze instemming uw persoonsgegevens kunnen inzien.
  • We gebruiken beveiliging om ervoor te zorgen dat de gegevens versleuteld worden verstuurd tussen het leerplatform, de websites en onze servers.
  • Wij maken back-ups van uw persoonsgegevens.
  • Kwetsbaarheden in het leerplatform en op de websites worden zo snel mogelijk aangepakt.
  • We hebben fysieke en elektronische maatregelen ingevoerd die zijn ontworpen om onbevoegde toegang, verlies of misbruik van persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen.
  • Wij slaan uw wachtwoorden versleuteld op.

 

Wij willen u er wel graag op wijzen dat het internet nooit helemaal veilig is. Wees dus voorzichtig met wat u via het internet deelt en neem bij twijfel eerst contact met ons op.

6  Uw rechten

U heeft bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. De rechten die wij hieronder omschrijven zijn geen absolute rechten. Wij zullen altijd een afweging maken of wij redelijkerwijs aan uw verzoek kunnen voldoen. Lukt dit niet, of zou het bijvoorbeeld ten koste gaan van de privacy van anderen, dan kunnen wij uw verzoek weigeren. Indien wij een verzoek weigeren, laten wij dit gemotiveerd weten.

Recht op inzage en overdracht van gegevens
U hebt het recht om op te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken. In deze privacyverklaring leest u deze informatie ook terug. U kunt ons ook het volgende vragen:

  • om inzicht te geven in de redenen waarom wij uw persoonsgegevens verwerken;
  • welke soorten persoonsgegevens wij van u verwerken;
  • met wat voor soort partijen wij uw persoonsgegevens delen;
  • hoe lang we uw persoonsgegevens bewaren;
  • waar de persoonsgegevens vandaan komen, en;
  • of wij gebruik maken van geautomatiseerde besluitvorming.

U mag ook vragen om een kopie van uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt. U hebt recht op 1 gratis kopie. Wilt u meer of vaker kopieën? Dan kunnen wij daarvoor een redelijke vergoeding in rekening brengen.

Recht op rectificatie
Indien de door ons verwerkte persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons verzoeken uw persoonsgegevens aan te passen of aan te vullen.

Indien wij uw verzoek inwilligen, zullen wij, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, de partijen aan wie wij gegevens verstrekken daarover inlichten.

Recht op het wissen van gegevens
Wilt u niet meer dat wij bepaalde persoonsgegevens van u verwerken? Dan kunt u ons verzoeken om bepaalde of alle persoonsgegevens over u te wissen.

Hebben wij per ongeluk gegevens onrechtmatig verwerkt of schrijft een specifieke wet voor dat wij gegevens moeten wissen (op uw verzoek), dan zullen wij de gegevens wissen. Als de gegevens worden verwerkt vanwege een wettelijke plicht, of om openbaar gezag of een taak van algemeen belang uit te oefenen, of nodig zijn voor de afhandeling van een gerechtelijke procedure of een (juridisch) geschil, dan wissen wij de persoonsgegevens niet dan wel pas na afloop van een procedure of een geschil.

Indien wij uw verzoek inwilligen, zullen wij, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, de partijen aan wie wij gegevens verstrekken daarover inlichten.

Beperking van de verwerking
U hebt het recht om ons te vragen tijdelijk te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld als u ons hebt gevraagd om uw gegevens te wijzigen, maar we dit verzoek nog moeten beoordelen. Dit heet het recht op beperking van de verwerking. Dus als u denkt dat wij niet de juiste persoonsgegevens van u verwerken, of als u meent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of niet meer nodig hebben, dan kunt u ons verzoeken om de verwerking van die persoonsgegevens te beperken. Besluiten wij om de verwerking van uw gegevens te beperken, dan zullen wij dit zo snel mogelijk doen. Dat is uiterlijk binnen 1 maand. Als wij de verwerking van uw persoonsgegevens op uw verzoek beperken, mogen wij die gegevens nog wel gebruiken voor de afhandeling van een gerechtelijke procedure of een (juridisch) geschil.

Dataportabiliteit
U hebt het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat als we – op basis van uw toestemming of om een overeenkomst met u uit te voeren – uw gegevens verwerken. Zo kunt uw gegevens bijvoorbeeld makkelijk doorgeven aan een andere leverancier van dezelfde soort dienst. Ook kunt u in zo’n situatie ons vragen om uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie.

Geautomatiseerde individuele besluitvorming
Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerkingen.

Intrekken van toestemming
U mag de door u gegeven toestemming te allen tijde intrekken door aangezette vinkjes weer uit te zetten of door contact met ons op te nemen. Onze contactgegevens staan hieronder omschreven.

Bezwaar
U kunt bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens vanwege uw specifieke situatie (denk aan een bekende van u die bij ons werkt en uw gegevens niet mag inzien) of omdat u niet langer direct marketing wilt ontvangen.

Het uitoefenen van uw rechten
U kunt bovenstaande verzoeken sturen naar privacy@ggzecademy.nl of support@ggzecademy.nl

Voordat we ingaan op uw verzoek, moeten we wel eerst zeker weten dat het uw persoonsgegevens zijn. Dit doen we meestal door u in te laten loggen op uw GGZ Ecademy account. Heeft u geen account of kunnen we uw identiteit op die manier niet bevestigen, dan zullen we proberen uw identiteit per e-mail of telefonisch vast te stellen. Mocht ook dat niet lukken, dan kunnen we vragen om een kopie van een geldig legitimatiebewijs. Vergeet niet om in dat geval uw BSN, MRZ (Machine Readable Zone) én pasfoto af te schermen.

We streven ernaar om uw verzoek of klacht binnen een maand af te handelen. Als het niet mogelijk is om binnen een maand een beslissing te nemen, dan zullen we u op de hoogte brengen van de redenen voor de vertraging en van het tijdstip waarop de beslissing naar verwachting zal worden verstrekt. Dit kan nooit langer zijn dan 3 maanden na ontvangst.

7  Autoriteit Persoonsgegevens

Heeft u een klacht over onze verwerkingen? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u natuurlijk graag verder. Mochten we er toch niet samen uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

8  Contact

Als u vragen, problemen of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring, kunt u contact met ons opnemen via e-mail op privacy@ggzecademy.nl.